Câu trả lời ngắn
Trong Minds by Animoca Brands, hãy bắt đầu với General Assistant khi một công việc liên quan đến cả lịch, hộp thư đến và danh sách nhiệm vụ. Hãy bắt đầu với Email Manager khi chính hộp thư đến là công việc cần xử lý.
Danh mục hiện tại liệt kê Google Calendar, Gmail và Google Tasks cho General Assistant, cùng với Google Sheets và Google Docs. Email Manager được liệt kê với Gmail và Google Tasks. Hãy chọn dựa trên việc công việc nằm trong hộp thư đến hay trải rộng qua email, lịch và các nhiệm vụ.
Bạn nên chọn Mind nào?
| Công việc đầu tiên của bạn | Bắt đầu với | Các ứng dụng được liệt kê trong danh mục hiện tại |
|---|---|---|
| Phối hợp một lượt đặt chỗ với những việc còn lại trong ngày | General Assistant | Google Calendar, Gmail, Google Tasks, Google Sheets, Google Docs |
| Biến nhiều cam kết khác nhau thành kế hoạch hằng ngày | General Assistant | Google Calendar, Gmail, Google Tasks, Google Sheets, Google Docs |
| Sắp xếp hộp thư đến bận rộn và xác định việc cần xử lý | Email Manager | Gmail, Google Tasks |
| Biến các email yêu cầu hành động thành danh sách nhiệm vụ | Email Manager | Gmail, Google Tasks |
Nếu thời gian, tin nhắn và việc theo dõi cần nằm trong cùng một câu trả lời, hãy bắt đầu với General Assistant. Nếu công việc chính là xử lý hộp thư đến, hãy bắt đầu với Email Manager.
Dùng General Assistant khi công việc liên quan đến cả email và lịch
Danh mục liệt kê General Assistant cho việc đặt chỗ, nhắc việc và các nhiệm vụ trong đời sống hằng ngày. Các ứng dụng được liệt kê gồm Google Calendar, Gmail và Google Tasks, cùng với Google Sheets và Google Docs.
Đặt chỗ ăn tối hiếm khi chỉ liên quan đến thời gian. Bạn có thể còn cần sắp xếp quanh một lịch hẹn có sẵn, gửi xác nhận và theo dõi sau đó.
Hãy bắt đầu bằng một brief hoàn chỉnh:
Giúp tôi sắp xếp bữa tối vào thứ Sáu tuần sau. Dùng những khung giờ tôi cung cấp, biến kế hoạch đã xác nhận thành một checklist ngắn và soạn tin nhắn tôi có thể gửi cho cả nhóm. Trình bày mọi thứ cùng nhau để tôi rà soát.
Hãy giao cho Mind một công việc, thông tin cần dùng, đầu ra và vạch đích. Trước khi bắt đầu, hãy thêm những tên, ngày tháng và sở thích có liên quan.
Một brief khác cho General Assistant: lên kế hoạch cho một ngày bận rộn
Biến các cam kết này thành kế hoạch cho ngày mai. Giữ nguyên các cuộc họp cố định, nhóm những nhiệm vụ còn lại theo mức độ khẩn cấp và soạn lời nhắc ngắn cho mọi việc cần chuẩn bị.
Đây là điểm khởi đầu tốt hơn "sắp xếp ngày của tôi". Brief cho biết điều gì cố định, điều gì có thể thay đổi và câu trả lời hoàn chỉnh cần có những gì.
Dùng Email Manager khi hộp thư đến là công việc cần xử lý
Danh mục liệt kê Email Manager cho việc sắp xếp hộp thư đến, với Gmail và Google Tasks. Các công việc được liệt kê gồm gắn nhãn email, chuyển tin nhắn thành nhiệm vụ và lên lịch dọn dẹp hộp thư đến.
Hãy dùng Mind này khi chính hộp thư đến là công việc cần xử lý, không phải một vai trò trợ lý hằng ngày có phạm vi rộng.
Một brief đầu tiên thiết thực:
Xem xét tập hợp email tôi cung cấp. Nhóm từng tin nhắn thành cần trả lời, nhiệm vụ, tài liệu tham khảo hoặc bản tin. Với mỗi tin nhắn cần trả lời, hãy soạn một hành động tiếp theo dài một dòng. Đưa tất cả nhiệm vụ vào bảng có người phụ trách và hạn chót nếu email có nêu.
Một brief khác cho Email Manager: biến email thành danh sách nhiệm vụ
Tìm các yêu cầu trong những tin nhắn này và biến chúng thành danh sách nhiệm vụ. Bao gồm người gửi, hành động được yêu cầu, hạn chót đã nêu và tiêu đề email. Đưa những tin nhắn không có hành động rõ ràng vào một phần riêng.
Brief đầu tiên nên gồm những gì?
Hãy dùng năm phần:
- Công việc: nêu kết quả bạn muốn.
- Bối cảnh: cung cấp những người, ngày tháng, tin nhắn hoặc cam kết có liên quan.
- Nguồn: nêu rõ tập hợp email, chi tiết lịch hoặc ghi chú mà Mind nên dùng.
- Đầu ra: yêu cầu một kế hoạch, bảng, checklist hoặc bản nháp.
- Vạch đích: mô tả một câu trả lời hoàn chỉnh trông như thế nào.
Dùng [nguồn], giúp tôi [công việc]. Cân nhắc [bối cảnh]. Trả về [đầu ra]. Kết quả hoàn chỉnh khi [vạch đích].
Bạn có thể dùng lại cấu trúc này cho một lượt đặt chỗ, kế hoạch tuần, lượt rà soát hộp thư đến hoặc danh sách theo dõi. Để xem mẫu có thể dùng lại, hãy đọc Cách giao việc cho Mind.
Bài viết liên quan
Để xem danh sách vai trò có sẵn rộng hơn, hãy đọc 5 One-Click Minds nên thử trước. Để chọn kênh, hãy đọc Ứng dụng web Minds, email hay Telegram: bạn nên dùng kênh nào?. Để tìm hiểu các lớp năng lực, hãy đọc Giải thích về Apps, Skills và Tools của Minds.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên bắt đầu với Mind nào cho công việc liên quan đến cả email và lịch?
Danh sách của General Assistant bao gồm Gmail, Google Calendar và Google Tasks. Hãy bắt đầu với Mind này khi một công việc liên quan đến cả email, lịch và nhiệm vụ.
Tôi nên bắt đầu với Mind nào để sắp xếp email?
Hãy bắt đầu với Email Manager khi sắp xếp hộp thư đến là công việc chính. Danh sách của Mind này bao gồm Gmail và Google Tasks.
Tôi nên bắt đầu với Mind nào cho việc đặt chỗ và nhắc việc?
Danh mục liệt kê General Assistant cho việc đặt chỗ, nhắc việc và các nhiệm vụ trong đời sống hằng ngày.
Bắt đầu với công việc, rồi chọn Mind
Chọn Mind phù hợp với công việc, rồi dùng brief năm phần ở trên để xác định kết quả bạn muốn.
Hãy giao cho Mind một công việc rõ ràng trước.
Bắt đầu với một việc có thể kiểm tra kết quả, rồi điều chỉnh dần.