電郵、日曆和預約工作應該使用哪個 Mind？

目前的目錄為 General Assistant 列出 Google Calendar、Gmail、Google Tasks、Google Sheets 和 Google Docs。Email Manager 則列有 Gmail 和 Google Tasks。選擇時，只要判斷工作主要在收件箱內完成，還是同時涉及電郵、日曆和任務。

應該選擇哪個 Mind？

如果時間、訊息和跟進事項需要放在同一個答案中，先選 General Assistant。如果工作只集中於收件箱，先選 Email Manager。

工作同時涉及電郵和日曆時，使用 General Assistant

目錄在預約、提醒和日常生活任務項下列出 General Assistant。所列 Apps 包括 Google Calendar、Gmail 和 Google Tasks，另有 Google Sheets 和 Google Docs。

一次晚餐預約通常不只涉及時間。你可能還要避開已有約會、發送確認訊息和跟進。

先用一份完整的任務簡報：

幫我安排下星期五的晚餐。使用我提供的時間，把確認後的安排整理成簡短清單，並擬好一段可以發給群組的訊息。請把所有內容放在一起，讓我審閱。

交代任務、要使用的資料、輸出內容和完成標準。開始前補上相關姓名、日期和偏好。

另一份 General Assistant 簡報：安排忙碌的一天

把這些行程整理成明天的計劃。固定會議維持不變，其餘任務按緊急程度分組，並為需要事前準備的事項擬一則簡短提醒。

這比「幫我安排一天」清楚，因為它說明哪些事情不能改、哪些可以調整，以及完成後應有甚麼內容。

工作集中在收件箱時，使用 Email Manager

目錄列明 Email Manager 用於整理收件箱，並可使用 Gmail 和 Google Tasks。所列工作包括為電郵加上標籤、把訊息轉成任務，以及安排清理收件箱。

當收件箱本身就是工作時使用它，而不是把它當成涵蓋所有日常事務的助理。

一份實用的首份簡報：

審閱我提供的電郵。把每封訊息分為需要回覆、任務、參考資料或電子報。每封需要回覆的訊息都擬一行下一步行動。把所有任務列成表格；如電郵有提供負責人和截止日期，也一併列出。

另一份 Email Manager 簡報：把電郵變成任務清單

找出這些訊息中的要求，整理成任務清單。列出寄件人、所需行動、原文寫明的截止日期和電郵主旨。沒有清楚行動的訊息另列一節。

第一份任務簡報應包括甚麼？

使用五個部分：

1. 任務： 寫明想要的結果。
2. 背景： 提供相關人物、日期、訊息或承諾。
3. 來源： 說明 Mind 應使用哪批電郵、日曆資料或筆記。
4. 交付內容： 要求計劃、表格、清單或草稿。
5. 完成標準： 說明完整答案應具備甚麼。

使用[來源]，幫我完成[任務]。考慮[背景]。交付[內容]。當[完成標準]達到時，工作便算完成。

這個結構可重用於預約、每週計劃、收件箱審閱或跟進清單。完整範本見如何向你的 Mind 交代工作。

相關文章

如想瀏覽更多現成角色，請閱讀初次使用可嘗試的 5 個 One-Click Minds。如要選擇溝通渠道，請閱讀Minds 網頁版、電郵還是 Telegram：應該使用哪個？。如要了解功能層次，請閱讀Minds Apps、Skills 和 Tools 說明。

常見問題

同時處理電郵和日曆工作，應先用哪個 Mind？

產品目錄列明 General Assistant 可使用 Gmail、Google Calendar 和 Google Tasks。如果一項工作同時涉及這三方面，可先選 General Assistant。

整理電郵應先用哪個 Mind？

如果主要工作是整理收件箱，先用 Email Manager。產品目錄列明 Email Manager 可使用 Gmail 和 Google Tasks。

預約和提醒應先用哪個 Mind？

目錄在預約、提醒和日常生活任務項下列出 General Assistant。

先看任務，再選 Mind

選擇最符合工作性質的 Mind，再用上面的五部分簡報說明你想要的結果。

選擇一個 Mind